Как выглядит выписка из приказа

 

Если необходимо предоставить сведения из приказов и документов, при этом необходимо лишь какая-то их часть, в таком случае может применяться выписка из приказа. Образец выписки из приказа и правила составления документа, подробная информация о том как правильно заверить документ

Время действия и особенности хранения

В действующем законодательстве отсутствует регламент, ограничивающий срок действия рассматриваемого документа. Это означает, что выписка из приказа, образец которой приведен в данной статье, имеет бессрочный характер. Если подготовленный акт касается личного состава компании, он должен быть передан в кадровый отдел для хранения вместе с личным делом работника. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что срок хранения документа равен сроку хранения личного дела работника в пределах самой организации.

Как правильно оформить документ

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

  1. Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем – название филиала.
  2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
  3. Дата – так же, как и в приказе.
  4. Вид документа – «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
  5. Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
  6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
  7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Образец выписки из приказа и правила ее составления

Форма составления выписки из приказа свободная – компания сама вправе разработать определенный бланк. Как правило, документ содержит такую информацию:

  1. Название компании.
  2. Дата и место составления.
  3. Название бумаги (из какого именно приказа она сделана).
  4. Собственно выписка – точная цитата из приказа.
  5. Отметка о том, куда будет предоставлена бумага (в общем случае – «по месту требования»).
  6. Подпись директора.
  7. Подпись другого сотрудника, подтверждающая корректность приведенного текста.

Выписку должен подписать сотрудник, работающий в подразделении/отделе, с которым связан соответствующий приказ. Например, если данные касаются о премировании и других финансовых операциях, подписывает бухгалтер, а если перевода сотрудника в другой отдел – представитель отдела кадров.

При составлении выписки из приказа можно ориентироваться на такой образец.

Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайтаРанее мы приводили пример заполнения журнала регистрации приказов, рекомендуем вам ознакомиться с этой информацией тут.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Какие сроки установлены в отношении выписок

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Что это такое

Выписка представляет собой документ аналогичный приказу, но в ней указывается лишь та информация, которая необходима адресату. Чаще всего в выписку включается лишь один пункт, касающийся конкретного работника, например, о назначении на новую должность или о том, что трудовой договор был расторгнут.

Данный документ имеет равную приказу юридическую силу, из-за чего необходимо строго придерживаться правил его оформления.

Большинство документов, которые являются обязательными к выдаче, содержат копии, но не выписки. Однако, работник в любой момент может попросить выписку из документа, если он имеет отношение к трудовой деятельности гражданина в конкретной организации.

При этом, в соответствии со ст.62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку при первой просьбе.

Как оформить выписку из приказа образец

Порядок составления выписки:

  • Она оформляется так же как и сам приказ на фирменном бланке, содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
  • Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
  • В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
  • Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».
Далее специалист сличает два документа, и после проверки ставит либо «Верно», либо «С оригиналом сверено», дату, а потом подписывает документ, расшифровывая свою должность, Ф.И.О. Выписку надо заверять печатью организации.
Фото 1

Зачем нужна выписка из приказа

В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов. Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов. Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны. Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

  1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
  2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа. Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

При каких условиях могут отказать в получении документа

Каждый работодатель должен придерживаться правил, изложенных в нормативно-правовых документах, выпущенных контролирующими органами. Согласно установленным правилам, каждый работник имеет законное право заполнить заявку о получении выписки из приказа о зачислении в штат, переводе, направлении в служебную поездку или других мероприятиях. Во второй части шестьдесят второй статьи Трудового Кодекса приводится перечень оснований, которые могут быть указаны сотрудником при составлении заявки. Как уже было сказано выше, срок оформления документа составляет три рабочих дня.

Как правильно оформить и ее образец

На законодательном уровне не закреплена форма, по которой необходимо составлять документ. Однако, важно правильно оформить выписку из приказа, для этого в большинстве организаций разработаны специальные бланки или шаблоны.

Примерный бланк выписки можно скачать по ссылке.

Стоит учесть, что с 2022 года удостоверять документ печатью организации не обязательно, но в большинстве государственных органов до сих пор предъявляют такие требования.

Выписка может быть составлена, как на компьютере, так и напечатана от руки на листе А4. Также допускается сканирование, копирование и печать, главное, чтобы на каждом экземпляре была поставлена подпись ответственного лица. При этом, закон позволяет не производить фиксацию факта выдачи выписки в журнале внутреннего учета документов.

Текст выписки должен быть полностью идентичен содержащемуся в приказе. Наличие каких-либо сокращений, корректировок или дополнений недопустимо. Стоит учесть, что в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Сам документ в обязательном порядке должен содержать информацию:

  • об организации, выдаваемой выписку. Необходимо указать все реквизиты. Часто для этого используется угловой штамп;
  • о названии документа, из которого будет оформляться выписка;
  • о дате и месте выдачи;
  • о регистрационном номере.

Основное содержание должно включать необходимый пункт приказа. В конце документа в обязательном порядке проставляется подпись ответственного лица.

После подачи заявления сотруднику в течение 3 дней должна быть предоставлена полностью оформленная выписка. При необходимости она может быть отправлена в электронном виде или с помощью заказного письма, что подходит для работающих удаленно сотрудников.

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче выписки, то сотрудник должен потребовать официального ответа, составленного в письменном виде, в котором будет указана точная причина отказа.

О приеме на работу

Выписка из приказа о заключении трудового договора с сотрудником оформляется в соответствии с общими правилами. Часто ее основная часть состоит лишь из одного пункта, в котором содержится информация о принятии гражданина на работу в компанию.

Если выписка оформляется из приказа о назначении нового руководителя, то заверить бумаги должно само лицо, которое руководит компанией.

Об увольнении

Данный вид документа обычно требуется для бывших работников компании. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров. Такой документ дополнительно должен содержать пункт с отсылкой на статью ТК, которая является обоснованием причины увольнения гражданина.

Стоит учесть, что бывший сотрудник может в любой момент и без указания причин потребовать выписку из приказа о разрыве трудовых отношений.

По личному составу

Фактически выписка по личному составу мало чем отличается от остальных, за исключением того, что вписываются пункты из распределительной части, а не констатирующей.

По запросам такую выписку могут получить как физические лица, так и организации. Но для большинства таких запросов потребуется наличие дополнительных документов, которые подтвердят необходимость выписки.

Выписка по личному составу государственных организаций выдается только по специальному разрешению. В частности это относится к различным службам и госструктурам.

По форме выписка из приказа имеет данные реквизитов основного бланка и подпись с заверительной надписью. Основную часть составляет заголовок и текст.

Для школы

Чаще всего для школы используются выписки из назначения руководящей инстанцией лица на определенную должность в образовательном учреждении.

Происходит это по стандартной процедуре. Единственным моментом является полное совпадение реквизитов с органом образования, который принимает такие решения.

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/kak-pravilno-oformit-vypisku-iz-prikaza.html
  • https://paperdoc.ru/documents/personnel/vypiska-iz-prikaza-kak-pravilno-oformit
  • https://2ann.ru/obrazec-vypiski-iz-prikaza/
  • https://assistentus.ru/forma/vypiska-iz-prikaza/
  • https://juristampro.ru/kak-pravilno-oformit-vypisku-iz-prikaza/
  • https://blankionline.ru/doc/vypiska-iz-prikaza.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий